Die BMD-FLEXIMPORT-Schnittstelle ist eine als Exceltool programmierte Schnittstelle, die Buchungsdateien (CSV, TXT, Excel oder PDF) aus den verschiedensten Datenquellen für die Übernahme in BMD aufbereitet und Sie mit vielen Automatismen unterstützt, wie etwa automatische Kontierung, automatische Splitbuchungen, automatische Privatanteilausbuchung usw.

- Ausgangsrechnungen können sehr gut mit der FLEXIMPORT-Schnittstelle aufbereitet werden. Achten Sie bitte darauf, dass eine Information zur Umsatzsteuer in den Quelldaten enthalten ist: wenn von den 4 möglichen Werten - Bruttobetrag, Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuerprozentsatz - egal welche 2 vorhanden sind, werden die notwendigen Daten für die BMD automatisch ergänzt. Die Erlöskonten werden entweder durch die Umsatzsteuer definiert oder - ausgehend von einer Info zu Leistung oder dem Produkt mit Regeln ergänzt. Bei doppelter Buchhaltung braucht es ein Kundenkonto und bei EA-Rechnern ist im Optimalfall eine Info über die Zahlart enthalten, um die ARs auf das entsprechende Verrechnungskonto (Bar, Zahlschein, Kreditkarte, Bankomatkasse, Gutschein etc) zu buchen.

- Bankdaten sind in der Regel Bank-CSV-Kontoauszüge und können ebenfalls sehr gut übernommen werden. Die praktischen Möglichkeiten der FLEXIMPORT-Schnittstelle für Bank-CSV-Dateien sind auf einer eigenen Seite hier beschrieben.

- Kassabuchdaten lassen sich meist sehr gut für BMD aufbereiten. Wie bei den Ausgangsrechnungen braucht es wieder eine Information zur Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer und im Optimalfall eine aussagekräftige Beschreibung zur Buchung, um mittels den im Anschluss vorgestellten Regeln eine automatische Kontierung zu ergänzen.

- Eingangsrechnungen sind deshalb etwas schwerer zu übernehmen, weil es nur selten digitale Grunddaten für die Buchungen gibt. Wenn aus einem Vorsystem (zB Wareneingangsbüchern bei Apotheken etc.) Eingangsrechnungsdaten als CSV-Datei exportiert werden können  oder eine OCR-Softwarelösung Buchungsdaten ausliest und zu exportieren erlaubt, dann können auch Eingangsrechnungen gut übernommen werden. Zwei interessante Beispiele wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die nur im PDF-Format verfügbar sind, eingespielt werden können, sehen Sie hier.

- Sie können auch Fremdsystembuchungen von anderen Buchhaltungsprogrammen wie RZL, DVO/Klinger, DATEV, SAP usw. für den Import in NTCS aufbereiten. Auf Wunsch können Sie FLEXIMPORT-Schnittstelle schon vor der Übernahme die Konten aus dem Quellsystem mit Ihren abweichenden Sachkonten austauschen.

Der eigentliche Workflow:

In einer umfassenden Parametertabelle definieren Sie neben vielen weiteren Einstellmöglichkeiten vor  allem den genauen Satzaufbau der Quelldaten:

In der IMPORT-Tabelle werden die Quelldaten mit Mausklick geladen und mittels drei unabhängigen Regelwerken um fehlende Daten ergänzt: zB Konto, Gegenkonto, Steuercode, Steuerprozent, Buchungstext, Kostenstelle, Filiale usw.:

Für die Kontierungsautomatik stehen Ihnen leistungsfähige Regeln zur Verfügung:

1.) Sie können - ähnlich wie in der BMD Bankauszugsverbuchung - auf enthaltene Schlüsselbegriffe prüfen (linker oranger Bereich) und darauf aufbauend die gewünschte Kontierung inkl. Steuer und Buchungstext usw. ergänzen (rechter grüner Bereich)

2.) PoweruserInnen schätzen es bei komplexen Herausforderungen wesentlich umfangreichere Regeln definieren zu können. So können Sie zum einen die erweiterte Regellogik einblenden, mit der Sie jede Spalte Ihrer Quelldaten mit verschiedensten Bedingungen abfragen können:

Und da die FLEXIMPORT-Schnittstelle in Excel läuft, können Sie auch komplexe Regeln mittels Excelformeln definieren, wodurch sich viel bessere Regelwerke realisieren lassen.

3.) Wenn die Buchungen mit abweichenden Kontonummern bei Ihnen ankommen und Sie andere Sachkonten oder Personenkonten verwenden, können die Kontonummern automatisch gemäß einer Referenzierungstabelle an Ihre Konten angepasst werden.

4.) Zuletzt werden die Buchungen für den Import in NTCS generiert, wobei Splittbuchungen natürlich ebenso korrekt ankommen wie papierlos gebuchte PDF-Belegdateien, Kostenrechnungsinformationen oder eine Buchungschronik. Ebenfalls können angelieferte Personenkontenstammdaten ausgelesen werden, damit Sie z.B. neue Lieferanten und Kunden in NTCS importieren können:

Preise:

1. Variante:

Wenn Sie nur eine Belegart (zB ein Kassabuch, eine Bank-CSV-Datei, Ausgangsrechnungen, Webshop-Verkäufe etc.) übernehmen wollen, kostet die Schnittstelle € 300 zzgl. USt. Im Preis enthalten ist eine 1-stündige Einrichtung und Einschulung. In sehr seltenen Ausnahmefällen muss die Schnittstelle für Sie mit neuem Programmcode versehen werden; (Netto-Stundensatz für Programmierung € 135). Gerne senden Sie uns Testdaten mit 5-10 Buchungsdatensätzen zu und Sie erhalten umgehend die Information, ob eine Programmerweiterung notwendig ist; (in 95% der Fälle ist es das nicht).

2. Variante:

Wenn Sie die gesamte Schnittstelle für alle Belegarten wünschen (Kassa, Bank, ER, AR), kostet die Schnittstelle € 600 zzgl. USt für die Verwendung in Ihrem Unternehmen. Im Preis enthalten ist eine 1-stündige Einschulung (gerne anhand eines konkreten Importfalles bei Ihnen) sowie ein 80-seitiges Skriptum mit allen Infos zum Import von Buchungen in NTCS.

Auch dann kann sich in einigen Fällen ein individueller Anpassungsbedarf ergeben; dieser wird in der Regel nicht mehr als 1-2h Arbeitszeit benötigen; (Netto-Stundensatz für Programmierung € 135).

Wenn Sie die Schnittstelle an Ihre Kunden gegen Entgelt weitergeben wollen, nehmen Sie bitte zuvor Kontakt mit uns auf.

Wir finden auch eine Lösung, wenn Sie die Schnittstelle mit offenem VBA-Sourcecode wollen, um die Schnittstelle selber weiter zu entwickeln.

Bei Interesse können Sie gerne hier mit uns Kontakt aufnehmen.

Nachfolgend 2 Beispiele von Ausgangsrechnungen / Honorarnoten und wie diese monatlich in 5 Minuten in NTCS eingespielt werden können.

Beispiel 1 mit verschiedenen Zahlungsarten

So sehen die Daten der Fakturensoftware nach dem Import in der Fleximportschnittstelle aus:

Nach der Definition der Spalten (Belegnummer in  Spalte B, Belegdatum in Spalte C...) fehlt nur noch die Hinterlegung der Erlöskonten und der Zahlungsarten-Verrechnungskonten. Dies wird einmalig in den Parametern gemacht:

Anschließend können die Daten in direkt importierbare Buchungen für NTCS aufbereitet werden. Da die Fakturensoftware die Belegdaten in absteigender Reihenfolge ausgab, wird dabei der Parameter für die Umkehr der Reihenfolge aktiviert:

Beispiel 2 mit verschiedenen Erlöskonten und verschiedenen Zahlungsarten

So sehen die Daten der Fakturensoftware nach dem Import in der Fleximportschnittstelle aus; die verschiedenen Behandlungsarten sollen dabei auf verschiedene Erlöskonten gehen:

Je Behandlungstextkürzel werden die entsprechenden Erlöskonten definiert. Ebenfalls werden einmalig die Verrechnungskonten für die verschiedenen Bezahlarten hinterlegt. Neue / unklare Textkürzel können interimsmäßig auf ein eigenes Konto gebucht werden, wobei eine Warnmeldung bei solchen Buchungsfällen aktivierbar ist:

Und so sehen die fertigen Buchungen für NTCS aus:

Bei Interesse können Sie gerne hier mit uns Kontakt aufnehmen.

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